Од најмалите села до најголемите нации, владите бараат модерни решенија за управување со документи, автоматизирани работни текови и ефикасност во нивните процеси. МИОА водена од својата стратегија за дигитално by default со human-centric пристап, организираше работилница каде беа поканети сите институции корисници на постоечкиот ДМС. Во соработка со UNDP, работилницата имаше за цел за ко-дизајн на новото ДМС решение од аспект на улогите на самите корисници. МИОА со новото решение на ДМС ќе овозможи да се работи во paperless процес т.е. канцеларија без хартија кој и претставува прв чекор кон потполна дигитализација на владините институции.
Што е ДМС-от? Систем за управување со документи кој се користи за автоматско организирање, обезбедување, дигитализирање на документите на една организација , систем што го прави лесен пристапот, уредувањето и споделувањето на документите. Системот за управување со документи треба да има начин за внесување документи и датотеки од различни извори.
Со имплементација на системи за управување со документи (DMS), управување со деловни процеси (BPM), сите инститиуции би имале многу придобивки. Имплементацијата на ваквата платформа има многу бенефиции како што се и не ограничувајќи се на:
●Намалување на трошоците за поштарина/курир ;.
●Намалување на потрошеното време за пополнување на апликацијата за апликант или за вработен во владините канцеларии.
● правилно искористување на работната сила, каде што апликантот може да ја пополни својата апликација и да се врати во својата канцеларија и да ја заврши својата работа.
●Избегнување на манипулации врз документи.
Тимот на МИОА смета дека имплементацијата веќе не е проблем, со соодветни алатки, вистинско искуство и мотивацијата е се што е потребно да се постигне ова по сите институции.
Ова е покана за сите институции кои би сакале да го користат новото решение за управување со документи (DMS) и решенијата за управување со деловни процеси да испратат допис до МИОА, како би било планирано нивното учество во системот.
Извор: Министерство за информатичко општество и администрација
